Nous allons découvrir 7 exemples d’utilisation d’automatisation dans le secteur de l’éducation. L’automatisation (RPA) est une technologie qui consiste à programmer des robots logiciels pour effectuer certaines de nos tâches quotidiennes. Ils sont généralement chargés d’effectuer des processus répétitifs et chronophages. L’automatisation permet de réduire la charge de travail du personnel et également d’optimiser la précision des tâches. Dans le secteur de l’éducation, le nombre d’étudiants comparé à celui du personnel est disproportionné. L’automatisation réduit la charge de travail des employés des écoles. Elle leur permet d’offrir aux étudiants des services universels, tels que l’orientation, le conseil, l’inscription aux cours, en temps opportun et de manière plus équitable.

Ainsi, nous abordons 7 exemples d’utilisation d’automatisation dans le secteur de l’éducation :

1. La présélection des candidats

Une fois le cycle d’inscription clôturé, il convient d’établir une première liste restreinte de candidats. Les robots logiciels peuvent être programmés pour créer cette liste préliminaire rapidement et efficacement. 

À l’instar d’un logiciel de suivi des candidats, une vérification des critères d’admissibilité peut être utilisée dans les premières étapes de la présélection des candidats à l’université. L’utilisation d’un robot pour créer la liste initiale des candidats sur la base d’avoir fourni les éléments essentiels pour être admis est optimale. Ainsi, il est programmé pour exclure un candidat s’il n’a pas soumis un dossier complet. Cela réduit la probabilité qu’un étudiant soit exclu à tort parce que le personnel a manqué une information. Cela rend également le processus plus équitable en ne permettant pas à un candidat qui correspond moins d’être présélectionné.

2. Suivi du processus d’inscription

L’inscription dans un collège ou une université implique de nombreux documents et listes de contrôle : l’envoi de lettres de recommandation, d’anciens relevés de notes, de documents financiers, de lettres d’intention, de résultats de tests, etc.

Pour le personnel qui reçoit des centaines de demandes d’inscription chaque année, il peut être inévitable que des documents manquants dans le dossier d’un étudiant passent inaperçus. En outre, les étudiants peuvent s’apercevoir d’un document manquant trop tard dans le cycle d’inscription. Par exemple, s’ils ont manqué la date limite pour passer un examen avant la date de clôture ou s’ils ont oublié d’envoyer leurs lettres de motivation.

Les robots logiciels peuvent être programmés pour garder un œil constant sur le dossier de chaque étudiant. Le robot va ensuite envoyer un rappel si un point de la liste de contrôle n’a pas encore été validée. Ils peuvent également être programmés pour communiquer aux étudiants les dates limites et les horaires du cycle d’inscription. De cette façon, le risque qu’un étudiant manque son inscription parce qu’il a oublié une simple date ou une échéance est minimisé.

3. Inscription aux cours

Les robots RPA peuvent être programmés pour envoyer une notification mobile ou un rappel par e-mail aux étudiants pour qu’ils s’inscrivent à leurs cours. Il fait ensuite correspondre le profil de l’étudiant à l’université pour sa situation financière et académique. Si des conditions préalables sont requises pour le cours, le robot RPA peut vérifier l’historique d’inscription de l’étudiant pour voir s’il les a remplies. Il peut ensuite vérifier s’il existe des conflits d’horaires avec les autres cours de l’étudiant. Si toutes les cases sont cochées positivement, une place est enregistrée.

Dans les universités, laisser ces tâches fastidieuses à des robots réduit la charge de travail du personnel administratif. Ils peuvent ainsi consacrer leur temps à aider les étudiants.

4. Traitement des relevés de notes

Les robots logiciels peuvent utiliser le scraping pour suivre une chaîne de commande. Il rassemble et saisit les notes d’un étudiant, les commentaires des professeurs, sur son bulletin de trimestre/semestre.

Utile notamment pour les élèves de terminale qui postulent à l’université ayant besoin de leurs bulletins scolaires à temps. Également, afin qu’ils puissent les télécharger rapidement sur leurs demandes d’inscription à l’université avant les dates limites établies.

5. Réservation d’équipement

Nous parlons à nouveau de rareté : un nombre disproportionné d’étudiants souhaitant avoir accès à une ressource, telle qu’un livre de bibliothèque, un ordinateur spécialisé, des manuels scolaires, etc.

 

Une planification et une allocation précises rendent le processus plus équitable et plus efficace. Lors de la réservation d’équipements, chaque classe peut avoir un numéro dans le système afin de pouvoir être réservée. Autre exemple, si un étudiant veut emprunter un livre qui a déjà été réservé, sa demande lui sera refusée.

 

6. Personnaliser l’expérience d’apprentissage

Dans le cadre des cours en ligne, les applications logicielles compatibles avec la RPA peuvent être utilisées. Elles créent des parcours pédagogiques personnalisés pour chaque étudiant, en exploitant ses résultats aux examens. Ou encore ses goûts, ses loisirs, ses informations de présence en cours, etc. Les étudiants eux-mêmes peuvent demander à un chatbot RPA de les aider sur un certain sujet. Le chatbot rassemble les informations utiles, en consultant la base de données de l’école ou les notes des enseignants, sur demande.

7. L’aspect administratif

Les étudiants ont toujours des questions lors de leur apprentissage (inscriptions, documents manquants, etc). L’administratif est parfois un labyrinthe. Dans les universités ou autres établissements d’enseignement, un étudiant doit appeler et être transféré à plusieurs personnes et services. Ce ne sera qu’après beaucoup de personnes, qu’il atteint le bon bout de la ligne.

Les chatbots RPA peuvent être programmés pour donner rapidement à l’étudiant la réponse la plus appropriée à sa question.

 

Si les 7 exemples d’utilisation d’automatisation dans le secteur de l’éducation vous ont intéressé, vous pouvez assister à notre webinaire.