Automatisation des RH : 3 exemples pratiques
Les services des ressources humaines ne sont pas en reste en matière de numérisation des processus. Alors que la gestion des données exige de plus en plus de temps et de rigueur, les DRH s’intéressent aussi désormais aux robots logiciels. Découvrez dans cet article en quoi consiste l’automatisation des RH ainsi que ses atouts majeurs. Avec trois exemples concrets, projetez-vous dans une mise en œuvre rapide dans votre équipe.
Sommaire
1 – Qu’est-ce que l’automatisation des RH ?
L’automatisation passe par l’utilisation de robots logiciels afin de réaliser certaines tâches dans le service des ressources humaines. Voici comment fonctionne ce processus et quels sont ses avantages immédiats pour vos collaborateurs.
2 – Définition de la RPA ou Robotic Process Automation
La RPA ou la robotisation des process automatisés en français consiste à utiliser un robot logiciel pour réaliser diverses tâches sans l’intervention humaine. L’automatisation sait extraire les pièces jointes d’un email, les enregistrer à un endroit déterminé, lire un fichier et le traiter, lancer des impressions, archiver des données, etc. Le robot se programme afin de se connecter à vos diverses applications existantes, serveurs bureautiques, logiciels métiers, boîtes mail, etc.
3 – Avantages de l’automatisation du travail dans un service RH
Dans un service des ressources humaines, le robot logiciel apporte de nombreux atouts très rapidement. Le processus automatisé soulage les collaborateurs des tâches les plus répétitives et chronophages. Vous leur dégagez ainsi du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
En outre, l’automate travaille potentiellement 24 heures sur 24 et tous les jours. Il opère plus vite que l’humain ce qui accroît la productivité. Il permet donc de gérer de grandes quantités d’informations, sans goulot d’étranglement. Enfin, l’automatisation des RH apporte aussi de la fiabilité, car le robot, correctement paramétré, ne commet pas d’erreurs.
4 – 3 exemples pour automatiser les tâches des ressources humaines
Concrètement, en tant que DRH de l’entreprise, vous aimeriez connaître le type de tâches répétitives que l’automatisation peut réaliser à la place d’un collaborateur ? Voici quelques exemples de processus dont la gestion peut être confiée à des outils de RPA.
4.1 – Des robots logiciels pour l’onboarding… et l’offboarding
Le processus de recrutement et les entretiens sont terminés ? Après avoir tranché entre plusieurs candidats vient le temps de la gestion de l’accueil et de l’intégration dans l’entreprise. Cette étape cruciale pour la réussite de l’embauche et pour garder les talents exige souvent beaucoup d’énergie dans un service des ressources humaines.
Prévoir et organiser le planning d’intégration, le mail de bienvenue, le post sur le RSE (Yammer, Workplace,..), la liste des points à préparer est longue. N’oublions pas les multiples accès aux outils avec logins et mots de passe, le bureau, les téléphones, le matériel informatique, la formation, etc. L’automatisation des RH apporte de la fluidité au processus d’onboarding.
Vous pouvez également confier certaines tâches liées au départ d’employés à un robot logiciel. C’est d’autant plus intéressant dans les entreprises dont l’activité saisonnière conduit à des mouvements de personnel importants.
4.2 – Automatisation des RH pour la gestion de la paie par le SIRH
La gestion des paramètres de paie occupe beaucoup de temps dans les SIRH. Mettre à jour les données des salariés, actualiser les ratios et informations des différentes caisses, intégrer les heures qui proviennent des outils externes, gérer les demandes de congés et les absences, etc., toutes ces tâches peuvent s’automatiser. Vous gagnez du temps et évitez les ressaisies. Les collaborateurs du service RH se consacrent alors aux tâches plus nobles et plus techniques qui requièrent leurs compétences.
4.3 – La RPA, un atout pour la gestion des contrats de travail
Promesse d’embauche, contrat de travail initial et avenants, les documents juridiques qui régissent la relation entre les employés et leur employeur peuvent aussi s’automatiser. Les différentes étapes, rédaction, édition ou génération d’un exemplaire PDF, signature électronique, envoi et archivage, la RPA pour les ressources humaines sait faire. Vous devez juste apprendre au robot logiciel le processus c’est-à-dire ce qu’il doit effectuer, quand et comment.
Factory 456, fort de son expérience en automatisation des RH, et agréé CII, vous accompagne dans la mise en place d’un processus RPA pour votre service. Nous réalisons la formation de vos collaborateurs à la solution déployée et en assurons la maintenance. Vous aimeriez en savoir plus et étudier la mise en œuvre de ce type d’outils ? Contactez-nous pour en discuter avec nos experts.
