Quelles tâches à automatiser dans un logiciel de syndic ?
Qu’il s’agisse de sa mission de gestion financière ou administrative, le syndic de copropriété remplit de nombreuses tâches chronophages et répétitives alors que le métier doit affronter de nouveaux défis. Des solutions existent pour ces professionnels afin qu’ils puissent se concentrer sur les actions à plus forte valeur ajoutée. Voici des exemples concrets d’automatisation pour un logiciel de syndic grâce à l’utilisation de la RPA (Robotic Process Automation) dans l’immobilier.
Sommaire
1- Pourquoi les syndics ont-ils intérêt à automatiser les tâches administratives ?
Alors que les missions des administrateurs de biens se complexifient ou s’alourdissent, les ressources humaines comme financières des professionnels de l’immobilier restent peu extensibles. Cette activité peine structurellement à être rentable, sauf à s’équilibrer avec une offre de services complémentaires à côté.
1.1 – Les défis qui attendent les syndics pour la gestion de copropriétés ?
Les évolutions réglementaires apportées notamment par la loi Alur et la loi Élan modifient le fonctionnement des syndics de copropriété. Ainsi, ils doivent désormais disposer d’un extranet en vue de la publication digitale de divers documents à destination des copropriétaires. Par ailleurs, l’obligation de diagnostic de performance énergétiques s’impose à compter du 1er janvier 2023. Elle va accroître les mises aux normes du parc immobilier, donc les appels d’offres et leurs études.
Dans le même temps, l’inflation générale et la hausse des matières premières enchérissent les travaux immobiliers et conduisent à plus d’impayés. Le travail de relance des charges en souffrance s’intensifie pour le gestionnaire de copropriété.
1.2 – Pourquoi automatiser le fonctionnement d’un logiciel pour syndics ?
Gagner du temps devient crucial. C’est d’abord une manière de parvenir à tout mener de front au niveau du syndic, sans augmenter les ressources et donc le coût. C’est aussi une opportunité de diversifier son activité, par exemple avec de la gestion locative ou l’administration de biens. En confiant les missions répétitives et chronophages sans grande valeur ajoutée à des automates, les syndics retrouvent de l’air.
2- Qu’est-ce que la Robotic Process Automation (RPA) ?
Le concept de la RPA se développe en France dans de nombreux métiers et en particulier pour les tâches administratives et financières. Le secteur de l’immobilier et la gestion de copropriétés conviennent parfaitement pour déployer cette automatisation.
2.1 – Définition de la RPA et des robots logiciels
L’entreprise immobilière qui utilise des robots logiciels, leur confie la réalisation de tâches auparavant effectuées par l’homme, en toute autonomie. Ce type d’automate est capable par exemple de traiter les courriers électroniques entrants. Il sait enregistrer une pièce jointe à l’endroit prévu. Il peut imprimer, lire des données, les stocker, etc. Le robot se connecte aux logiciels de la société et à ses serveurs. Correctement paramétré, il ne se trompe jamais. L’utilisateur gagne donc en fiabilité.
2.2 -Factory 456, une solution d’automatisation des tâches administratives dans l’immobilier
Factory 456 offre la possibilité d’automatiser diverses tâches manuelles réalisées dans de multiples secteurs d’activité dont les syndics de copropriété. Nous commençons par une analyse des processus automatisables chez nos clients au cas par cas. Nous effectuons le paramétrage de chaque action à prendre en charge par le robot logiciel. Ce sont des tâches simples, mais aussi des processus plus complexes pour lesquels nous recourons à l’intelligence artificielle. Nous utilisons les meilleures technologies du marché grâce à notre partenariat avec UiPath, leader mondial de solutions RPA.
3- Automatisation pour logiciel de syndic : 4 exemples pratiques
Vous êtes équipé d’un outil comme Septeo ADB SPI Syndic, ICS, Copromatic, Coprolib, Vilogi, Gesteam, Gercop, Kel Syndic 360 ou Syndicappli ? Quel que soit l’éditeur du logiciel de gestion de copropriété, des outils complémentaires de RPA s’envisagent pour améliorer les services offerts en les automatisant. Factory 456 sait connecter ses robots à toutes ces solutions pour syndics.
3.1 – Simplifier et robotiser la gestion de tout le courrier du syndic
La loi impose une gestion stricte de la communication du syndic avec ses copropriétaires. Les gestionnaires doivent respecter le choix de chaque membre de la copropriété sur le plan des échanges. Les automates peuvent préparer les courriers pour un envoi postal, générer des mails avec pièces jointes, déposer des documents en ligne sur l’intranet, etc. selon les règles prédéfinies. Ce processus aide notamment à organiser et à convoquer les assemblées générales. Il facilite aussi l’établissement et la transmission des comptes-rendus aux copropriétaires.
3.2 – Automatiser les tâches relatives à la mutation de biens immobiliers
En cas de mutation d’un bien au sein de la copropriété, les utilisateurs de la RPA dans un syndic peuvent confier au robot logiciel :
● la préparation et l’envoi des documents destinés à informer l’acheteur sur l’état de la copropriété (état daté voire un pré-état daté) ;
● l’émission et la communication du certificat de l’article 20 II de la loi du 10 juillet 1965 concernant l’acquéreur ;
● la validation de la mutation lorsque le notaire a notifié l’acte de vente ;
● la demande d’opposition à une vente par voie d’huissier ;
● la mise à jour de divers fichiers et informations pour la gestion administrative et comptable de la copropriété.
3.3 – Faciliter la relance des créances auprès des copropriétaires
Vous l’aurez compris, l’automatisation pour logiciel de syndic permet donc d’envoyer ou de déposer sur l’intranet tous les appels d’échéance aux copropriétaires, sans intervention humaine. Il peut aussi se charger de la relance pour les factures en retard de paiement.
Le gestionnaire gagne du temps. Il peut alors se concentrer sur les cas particuliers comme les impayés à mettre au contentieux. Il dispose aussi de plus de temps pour ses autres missions hors syndic comme la gestion locative ou l’administration de biens immobiliers. Avec un robot logiciel, le syndic peut même envisager la pré-relance automatique avant échéance.
3.4 – Automatiser la récupération des écritures de banque en comptabilité
Votre logiciel pour gestion de copropriété ne gère pas seul la connexion avec la banque afin d’interfacer les écritures en comptabilité ? Factory 456 se propose de vous automatiser ce processus. Vous bénéficiez alors de rapprochements bancaires également automatisés. De même, si les outils de gestion utilisés disposent déjà de cette fonctionnalité, le robot logiciel peut toutefois lancer le processus en votre absence.
Le métier de syndic a l’opportunité de se réorganiser sur le plan administratif, grâce à l’automatisation des tâches, en relation avec les logiciels de gestion de copropriété. Ces nouvelles fonctionnalités apportent un réel gain de temps qu’il serait dommage de négliger. Prenez contact avec un de nos experts et échangeons sur la faisabilité pour votre copropriété !
