Automatisation de la comptabilité : fonctionnalités en cabinet
Les métiers de l’expertise comptable sont en pleine évolution. Avec l’arrivée de la facture électronique, les missions des collaborateurs vont fortement changer. D’autres tâches chronophages et rébarbatives méritent d’être robotisées. C’est le rôle de la RPA (Robotic Process Automation). Savez-vous comment peut s’opérer l’automatisation de la comptabilité dans vos cabinets ? Quelles fonctionnalités de base de vos logiciels comptables les robots peuvent-ils prendre en charge ? Comment s’effectue le processus de robotisation ? Quels avantages rapides pouvez-vous en retirer ? On vous dit tout dans cet article.
Sommaire
1. Logiciels des cabinets d’expertise comptable : des fonctions performantes
La plupart des logiciels comptables utilisés aujourd’hui par les cabinets offrent des fonctionnalités avancées très intéressantes. Pour autant, de nombreuses tâches manuelles et répétitives demeurent. Voyons comment l’automatisation de la comptabilité peut s’insérer aisément dans la gestion de votre cabinet. L’objectif consiste alors à faire prendre en charge ces opérations sans grande valeur ajoutée par un robot logiciel.
1.1 – Panorama des logiciels comptables utilisés par les cabinets
Parmi les nombreux logiciels présents actuellement dans les cabinets d’expertise-comptable, citons notamment :
- Cegid Expert avec de multiples modules tant pour la comptabilité, l’automatisation des écritures, la révision que les plaquettes et états fiscaux ;
- Sage avec les solutions comme Sage 50 et 100 ou Ciel Compta, sans oublier l’application Ciel Accès Expert-Comptable et Sage Génération Expert (Coala) ;
- Fulll la plateforme 100% web dédiée à la compta et la paie né de la fusion des logiciels Ibiza Software et In Extenso ;
- Quadratus du groupe Cegid avec QuadraExpert disponible en mode SaaS via Citrix ;
- Loop la nouvelle solution Web de Cegid conçue par KPMG ;
- Agiris, la solution d’ISAGRI pour l’expertise comptable à destination du secteur agricole notamment ;
- ACD Groupe avec Suite Expert pour la gestion du cabinet ;
- RCA, un éditeur de solutions sur mesure pour les besoins des clients des cabinets ;
-
Les solutions des SaaS des startups tels que Pennylane, QuickBooks, iTool, Xero, ComptaLib, My Unisoft, …
1.2 – Des fonctionnalités puissantes accessibles par les robots
Quel que soit le logiciel comptable choisi pour votre cabinet, il permet aujourd’hui à vos collaborateurs de réaliser de nombreuses tâches de manière performante. Ainsi, vos systèmes informatiques peuvent par exemple :
- Intégrer des factures du type EDI, PDF ou factur-X ;
- Effectuer le lettrage automatique des comptes ;
- Importer des écritures préparées en dehors du logiciel ;
- Exporter des fichiers comme le FEC ou tout type de données comptables ;
- Etc.
Pour toutes ces fonctionnalités, le lancement des processus reste cependant souvent du ressort de l’humain. Pourtant, les robots, si on leur enseigne, savent réaliser toutes ces tâches et bien d’autres.
2. Qu’est-ce que l’automatisation de la comptabilité ?
La RPA, Robotic Process Automation, ou robotisation des process automatisés en français, débarque aujourd’hui dans vos cabinets. C’est l’opportunité de soulager vos équipes. Regardons comment fonctionne cette automatisation de la comptabilité, quelle que soit votre solution logicielle.
2.1 – Robotic process automation : définition
À l’ère de l’automatisation et de la dématérialisation dans les cabinets d’expertise-comptable, vous rencontrez actuellement le terme de RPA pour Robotic process automation. Il s’agit de robots programmés pour réaliser des tâches sur un ou plusieurs logiciels à la place de l’homme.
2.2 – Principes de fonctionnement du processus dit RPA
Les robots logiciels effectuent les mêmes opérations qu’un humain avec un ordinateur, son clavier et sa souris. La différence réside dans le fait de réaliser les tâches de manière virtuelle. Ainsi, si vous observez le robot travailler, vous voyez le curseur de la souris évoluer seul à l’écran. Ce type d’automate sait se connecter à toutes les applications, charger des données, actualiser vos documents, lancer l’édition de reportings, etc.
2.3 – Les fonctionnalités des logiciels comptables automatisables par la RPA
Vous souhaitez savoir précisément ce qu’un robot du type RPA peut apporter à vos équipes au quotidien ? Détaillons les principales actions automatisables pour votre cabinet autour de la thématique de la comptabilité.
2.3.1 – La robotisation de la collecte des informations pour les logiciels comptables
Avec la Robotic Process Automation, le robot sait aller tout seul consulter l’extranet des fournisseurs comme EDF ou Orange afin de télécharger les factures périodiques. Il stocke les documents au même endroit que votre collaborateur le ferait. Dans cette phase de collecte des pièces comptables, il récupère aussi les flux EDI et les archive également. Notre article sur la collecte automatique de facture explique en détail ces automatisations.
2.3.2 – Le processus de RPA et la saisie des écritures
L’étape suivante consiste à saisir les écritures comptables mécaniquement sans intervention humaine. La robotisation permet par exemple de comptabiliser automatiquement les factures du type PDF ou factur-X. Ainsi UiPath, leader mondial des solutions d’automation, notre partenaire, gère parfaitement cette étape grâce à son outil UiPath Document Understanding. L’automatisation de la comptabilité c’est aussi la programmation d’écritures comme les abonnements ou la contrepassation de journaux d’OD extournables.
2.3.3 – Les autres fonctionnalités de base à automatiser pour les logiciels comptables
De multiples autres tâches sont candidates à la robotisation. Voici quelques exemples d’actions manuelles que les robots savent gérer :
-
Le lancement du rapprochement bancaire en programmant la récupération des données de la banque, leur intégration dans le logiciel comptable et le déclenchement de l’opération de réconciliation.
-
La révision des comptes du client se simplifie avec l’automatisation de la comptabilité grâce au contrôle par le robot que chaque écriture comporte son justificatif par exemple.
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Le robot gère l’automatisation permettant de relancer les clients en retard de paiement des factures de vente.
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L’export ou l’édition de grands livres, journaux, FEC, etc., constitue aussi une opportunité d’automatisation de la comptabilité.
Nous pourrions rajouter la préparation du bilan, de la liasse fiscale, de la plaquette, la gestion de la TVA ou des signatures. Finalement, la limite de la RPA c’est celle de votre imagination.
3. Automatiser la comptabilité en cabinet : les avantages
La RPA, tout comme les outils en vue du zéro papier, constitue un atout indéniable pour la gestion de vos cabinets. C’est aussi un plus pour le confort et la motivation de vos collaborateurs. Faisons le point sur les multiples avantages immédiats qu’elle apporte.
3.1 – Revaloriser les missions des collaborateurs en cabinet grâce à la RPA
L’automatisation de la comptabilité du cabinet signifie la réduction des tâches chronophages et répétitives pour les collaborateurs. Les études mettent en évidence qu’une Robotic process automation permet un gain de temps de 70 %. En outre, ces outils peuvent travailler 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sans fatigue.
Comme pour la facturation électronique qui pointe son nez, la RPA en dégageant du temps ouvre le champ des possibles. Les collaborateurs du cabinet s’investissent davantage sur l’analyse des données. Ils sont soulagés dans le traitement des informations et l’établissement des documents comptables. Plus disponibles pour les clients, ils accompagnent chaque entreprise avec des services à plus forte valeur ajoutée. Ils contribuent alors à améliorer le processus de pilotage et de gestion.
3.2 – Gagner en coût et en productivité pour le cabinet d’expertise
D’un point de vue organisationnel comme financier, l’automatisation de la comptabilité apporte un gain de productivité sensible. Elle contribue à diviser les coûts de traitement de l’information par cinq comparativement à un salarié qui effectue manuellement ces tâches. La gestion des pics d’activité, la saisonnalité ou la croissance devient plus aisée.
Choisir les robots logiciels pour la comptabilité en cabinet constitue donc un projet au ROI très rapide, entre 3 et 12 mois. Peu d’outils ou logiciels présentent un tel retour sur investissement.
3.3 – L’automatisation de la comptabilité : plus de fiabilité pour une qualité accrue
Le dernier argument, et non des moindres, en faveur d’un process du type Robotic process automation, c’est la fiabilité accrue. Les erreurs sont humaines alors qu’un robot bien programmé ne connaît pas ce mot. Un automate ne frappe pas un chiffre pour un autre en lisant les factures des fournisseurs.
En améliorant la qualité de la production comptable grâce aux robots, vous réduisez aussi le stress de vos collaborateurs. Rien de pire pour la tension nerveuse que des opérations répétitives toute la journée pendant la période fiscale. La saisie des écritures, le classement et la recherche de documents, le traitement ou contrôle de chaque facture, etc. se transfèrent à l’intelligence artificielle du robot.
L’automatisation de la comptabilité complète la dématérialisation des cabinets d’expertise comptable. En prenant le virage en même temps, vous optimisez votre réflexion stratégique en matière de services et missions futurs pour vos clients et leurs entreprises. Chez Factory 456, spécialiste de l’automatisation, nous vous accompagnons dans la mise en œuvre effective de ces processus.
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