Pourquoi et comment automatiser les tâches dans les métiers de l’immobilier ?
Le secteur de l’immobilier vit de nombreuses transformations et évolutions technologiques, réglementaires comme sociétales. Elles l’obligent à se réinventer, à repenser son organisation ainsi que la relation avec ses clients. L’automatisation des tâches pour les métiers de l’immobilier représente désormais un outil à ne pas négliger.
C’est le cas pour les syndics de copropriété, les administrateurs de biens, les promoteurs immobiliers, les agences immobilières ainsi que pour les architectes. Tous ces professionnels réalisent de nombreuses actions manuelles sur le plan de la gestion administrative, commerciale ou du marketing. Découvrez comment et pourquoi il devient possible d’aller au-delà de ce que vos logiciels, même récents, vous proposent déjà d’automatiser.
Table des matières
1 - Les enjeux des métiers de l’immobilier dans les années 2020
L’immobilier est confronté à de multiples défis qui modifient sensiblement les pratiques ou le contenu des missions. S’adapter devient crucial et souvent le travail ne cesse d’augmenter pour ces professionnels.
1.1 - Une digitalisation des métiers de l’immobilier qui s’accélère
À la sortie de la pandémie de la COVID-19, la digitalisation des entreprises s’est fortement accélérée. Le virage pris concerne aussi les métiers de l’immobilier. Tous les professionnels doivent revoir leur mode de fonctionnement et répondre aux attentes de dématérialisation des clients comme des propriétaires. La promotion en ligne des biens à vendre ou à louer n’est pas une option. Les visites virtuelles entrent dans les standards proposés tout comme la signature électronique ou les contrats dématérialisés. L’automation en marketing se développe pour plus de réactivité.
1.2 - Une évolution de la relation client, un réel enjeu pour l’immobilier
D’une part, le développement du télétravail et le départ des grandes villes pour une vie plus calme et proche de la nature font partie des tendances de fond. D’autre part, les jeunes générations, Y ou Millenials puis Z, sont nées avec Internet, voire avec le smartphone et les réseaux sociaux. Ce sont de nouveaux clients sur le marché de l’immobilier, d’abord en tant que locataires puis comme propriétaires de leur résidence principale voire pour de l’investissement locatif.
Les métiers de l’immobilier doivent adapter leurs échanges et le marketing. Plus digitale, basée sur les avis en ligne, tournée vers les réseaux sociaux, cette communication exige plus de réactivité et d’interactions.
1.3 - Une réglementation évolutive face aux enjeux climatiques et digitaux
La nouvelle réglementation environnementale pour les bâtiments neufs appelée RE2020 vise à réduire l’impact carbone et à accélérer l’amélioration du confort et de la performance énergétique des logements. Pour les syndics de copropriété, le respect des lois Alur et Élan ajoute des contraintes au métier. Citons aussi les mises aux normes des parcs immobiliers, suite aux audits énergétiques obligatoires.
1.4 - Gagner du temps devient crucial pour le secteur de l’immobilier
Toutes ces évolutions sociétales et technologiques demandent plus de réactivité ou accroissent la quantité de tâches à réaliser dans les métiers de l’immobilier. Économiser ses heures devient urgent pour tous. En outre, le temps c’est de l’argent pour la gestion de toute entreprise.
2 - Pourquoi réaliser l’automatisation des tâches dans les métiers de l’immobilier ?
Découvrez pourquoi le fait d’automatiser divers processus administratifs, commerciaux ou marketing aide les professionnels de l’immobilier à répondre à tous ces nouveaux défis.
2.1 - L’automatisation des tâches réduit le temps consacré aux actions répétitives sans valeur ajoutée
Les enjeux actuels dans l’immobilier exigent d’économiser du temps afin de parvenir à tout mener de front et plus vite. En diminuant les tâches chronophages et qui se répètent régulièrement, les professionnels sont plus disponibles pour traiter le reste. L’automatisation constitue alors une solution pour se consacrer aux prestations de service à forte valeur ajoutée. En ce sens, le robot logiciel pour un architecte par exemple, ne le remplace pas, mais il l’aide. Il contribue aussi à améliorer les conditions de travail et de confort dans l’équipe. En effet, il permet de réduire les actions peu valorisantes au profit de missions plus intéressantes.
2.2 - Un automate ou robot logiciel réduit le risque d’erreurs dans une entreprise
L’automatisation des processus conduit à fiabiliser les tâches. En effet, le robot logiciel, si vous le paramétrez correctement, ne commet jamais d’erreurs. Il se présente donc comme une solution pour réaliser une grande quantité d’actions répétitives ou traiter de multiples données sans se fatiguer ou se tromper. C’est donc un outil au service d’un meilleur professionnalisme, tant en interne que vis-à-vis des clients.
2.3 - La robotisation des processus réalise le travail plus vite et sans goulot d’étranglement
Dans toutes les professions de l’immobilier, il existe des pics de charge à certains moments. Pour des actions administratives de ce type, les outils d’automatisation participent à réduire les goulots d’étranglement. Le robot logiciel réalise son travail 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sans interruption.
2.4 - Les outils d’automatisation pour les métiers immobiliers complètent l’informatique en place
Parmi les avantages de l’automatisation des tâches pour les métiers de l’immobilier, notez qu’elle n’implique pas de changer votre équipement informatique. Que vous ayez des outils récents ou pas, un logiciel pour syndic, un logiciel spécialisé pour agence immobilière, une plateforme immobilière ou un CRM immobilier, peu importe. La RPA sait se connecter à toutes ces données, quelle que soit la version du logiciel utilisé.
Les automates viennent compléter la pile technologique de chaque entreprise immobilière. Ils se raccordent aux applications existantes, serveurs et boîtes mail. Ils prennent en charge tout ce qui reste à réaliser manuellement pour faire fonctionner vos outils informatiques.
3 - Qu’est-ce que l’automatisation des tâches pour l’immobilier ?
Alors, comment fonctionne la RPA ou Robotic Process Automation ? Acteur en automatisation de ce type pour l’immobilier, Factory 456 vous explique les fonctionnalités et modes opératoires avec des exemples concrets.
3.1 - Définition de la Robotic Process Automation (RPA)
Ce terme anglais signifie en français « automatisation robotisée des processus ». Cette technique consiste donc à faire réaliser par un automate une action auparavant effectuée par l’humain. Différentes technologies de RPA s’utilisent, notamment en fonction de la complexité des tâches à robotiser. Parfois, les acteurs en RPA font appel à l’intelligence artificielle par exemple. Dans le principe, la limite pour automatiser des activités administratives correspond à l’imagination de la personne qui souhaite mettre en œuvre le processus.
3.2 - Fonctionnement des robots logiciels pour une activité immobilière
Les outils d’automatisation des tâches s’insèrent dans les entreprises du secteur immobilier sans modifier les applications informatiques utilisées. Ils se connectent aux serveurs de l’entreprise tout comme à chaque logiciel. Ils récupèrent les documents et fichiers joints aux mails, les enregistrent, les impriment, etc.
Ce système de RPA sait intégrer des informations dans les outils de gestion et d’administration d’une agence immobilière ou d’un syndic de copropriété. Ils peuvent réaliser des mailings, répondre à des questions classiques et générer des notifications. Ces processus d’automatisation appliquent les consignes paramétrées pour chaque traitement.
3.3 - Quels métiers de l’immobilier peuvent s’équiper de RPA ?
Voici plusieurs activités du secteur immobilier qui gagnent en efficacité avec la Robotic
Process Automation :
3.4 - Tâches à automatiser dans les métiers de l’immobilier : exemples
L’analyse conduit à identifier les processus de l’entreprise qui permettent d’envisager la mise en place d’une automatisation.
3.4.1 - Exemple d’automatisation des tâches administratives
Récupérer les mouvements bancaires sur le compte, les intégrer automatiquement en comptabilité, effectuer la relance en cas de loyers impayés, générer et diffuser des quittances, etc. le robot soulage les collaborateurs. Il complète ce que réalise déjà un logiciel d’agence immobilière par exemple.
3.4.2 - Exemple d’automatisation pour la communication ou le marketing
L’agent immobilier comme le promoteur immobilier sont des professionnels confrontés à de nombreuses actions commerciales ou marketing. Par exemple, l’automatisation des processus en promotion immobilière permet de rationaliser et de fluidifier la publication d’annonces multicanales. Les robots RPA peuvent aussi répondre à des questions ou demandes récurrentes des clients ou prospects. Ils exploitent la data, en récupérant notamment les avis et leads sur les réseaux sociaux ou en mettant en phase les besoins et la recherche de biens immobiliers.
4 - Factory 456, un acteur de la RPA pour les métiers de l’immobilier
Spécialisés en automatisation des processus dans l’immobilier, nous connaissons la plupart des tâches à automatiser pour vous simplifier la vie. Toutefois, nous recommandons de réaliser une analyse conjointe de vos besoins précis.
4.1 - Qui sommes-nous et quel est notre métier ?
Notre entreprise dispose d’une expérience antérieure de plus de 20 ans dans la direction IT de cabinets-conseils. Factory 456 est spécialisée dans les solutions de RPA pour les activités de service des PME, ETI et grands comptes. Nous savons identifier les tâches automatisables répétitives et simples.
Nous traitons aussi les processus plus complexes pour lesquels nous associons l’intelligence artificielle et le Machine learning. Choisir les meilleures technologies du marché pour optimiser la performance de l’automatisation est pour nous primordial. Ainsi, nous sommes partenaires d’UiPath, le leader mondial en RPA.
4.2 - Comment réalisons-nous l’automatisation des tâches dans une entreprise du secteur immobilier ?
Nous déployons des robots logiciels pour accompagner vos équipes en respectant les étapes et fonctionnalités suivantes pour chaque projet client :
- Identification des tâches humaines à automatiser au cours d’un audit de l’activité
- Mise au point des robots logiciels avec paramétrage au cas par cas de chaque traitement
- Mise en place par nos développeurs de l’infrastructure afin de faire fonctionner les outils de RPA dans votre entreprise du secteur immobilier (On premise, Cloud mutualisé ou Cloud dédié)
- Accompagnement et maintien des automates en condition de fonctionnement 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 avec une résolution immédiate des incidents
- Formation des équipes à l’utilisation des robots logiciels.
5 - Automatiser les tâches dans les activités immobilières, un atout stratégique
Alors que le temps file toujours plus vite pour tout collaborateur des métiers de l’immobilier, faire réaliser une action ou un traitement par la RPA apporte de la productivité et du confort. Vous envisagez la mise en place de tels outils d’automatisation dans votre entreprise ? Prenez contact avec Factory 456 pour étudier la faisabilité pratique.
