Collecte automatique de factures : comment ça marche pour les comptables ?
Toute entreprise ou tout cabinet comptable est confronté à la récupération des factures d’achat et de vente de ses clients. Les modes et formats de transmission des pièces comptables se multiplient et la tâche manuelle se complexifie pour les collaborateurs. Pourtant il existe des solutions pour la collecte automatique de factures grâce à l’utilisation de robots logiciels. Pourquoi est-ce un atout pour la gestion comptable ? Quelles sont les opérations réalisables par ces automates ? Comment mettre en œuvre ce processus ? Factory 456 vous explique tout dans cet article.
Sommaire
1 – Pourquoi utiliser un robot logiciel pour collecter les factures ?
Dans un cabinet d’expertise comptable, récupérer manuellement chaque facture d’un dossier client constitue parfois un grand moment de solitude pour les collaborateurs. Pourtant des solutions d’automatisation existent avec un ROI rapide.
1.1 – La collecte des factures : une tâche fastidieuse et chronophage sans réelle valeur ajoutée
Entre les pièces comptables qui manquent désespérément à l’appel et la gestion de multiples canaux de communication, la collecte des factures prend du temps. Elle présente en outre peu d’intérêt sur le plan intellectuel. L’entreprise cliente communique au cabinet d’expertise comptable les codes et mots de passe pour accéder à des plateformes fournisseurs. Pour d’autres pièces, elle envoie à son comptable des factures au format EDI, PDF, voire papier. La manipulation de tous ces documents constitue une perte de temps au quotidien.
1.2 – Concentrer les collaborateurs du cabinet sur les missions d’expertise et de conseil pour leurs clients
Les robots logiciels savent réaliser toutes ces opérations manuelles si on leur décrit le travail à effectuer. Avec la collecte automatique de factures, vos collaborateurs libèrent du temps précieux, notamment pendant la période fiscale. Ils gagnent en productivité et peuvent se consacrer à la gestion de tâches à plus forte valeur ajoutée. Notez aussi qu’un automate travaille 70 % plus vite que l’humain et peut fonctionner 24 heures sur 24, du lundi au dimanche.
2 – Collecte automatisée d’une facture : quelles sont les opérations réalisées ?
Vous vous demandez concrètement en quoi consiste le rôle des robots logiciels dans le cadre d’une collecte automatique de factures fournisseurs ou clients ? Ils sont capables de traiter tous les types de pièces comptables, quel que soit le format ou le canal d’informations utilisé.
2.1 Enregistrement des factures reçues par mail
Le robot logiciel récupère toutes les factures envoyées par mail par l’entreprise à son cabinet d’expertise comptable. Il peut aussi les transférer sur une même adresse mail de centralisation. Qu’il s’agisse d’une facture émanant d’un fournisseur ou d’un client, l’automate collecte les pièces de tous formats reçues par voie électronique :
- factures EDI (échange de données informatisées) ;
- factur-X, le format qui mixe le PDF et des données au format XML ;
- factures PDF.
2.2 – Récupération automatique des factures sur les espaces dédiés chez les fournisseurs
De plus en plus de fournisseurs institutionnels ou grands groupes dématérialisent leurs flux de facturation. Ils n’envoient plus les pièces comptables à leurs clients. Ils ouvrent des accès sur des espaces dédiés et sécurisés afin que l’entreprise cliente les récupère elle-même. En tant que cabinet d’expertise-comptable, vous réalisez ces opérations répétitives pour vos clients. Le robot logiciel est programmé pour effectuer lui-même ce traitement de collecte automatique des factures périodiques. Plus de risque de mélanger les multiples mots de passe des différentes entreprises et fournisseurs ! Les identifiants sont centralisés et sécurisés et garantissent une conformité au RGPD.
2.3 – Automatisation du scan ou de la photographie de tickets ou justificatifs
Une autre utilisation des robots consiste à collecter et stocker automatiquement avant comptabilisation les factures au format PDF, le scan de tickets ou justificatifs de notes de frais par exemple. Le robot sait à cette étape lancer le scan et stocker la numérisation obtenue à l’endroit qu’on lui a indiqué. Il sait faire bien plus, mais c’est l’étape de la comptabilisation !
3 – Comment mettre en œuvre la collecte automatique de factures en cabinet ?
Chez Factory 456, notre métier est bien de paramétrer des robots logiciels pour effectuer toutes les tâches chronophages et sources d’erreur faites par vos collaborateurs. Voici comment nous procédons étape par étape.
3.1 – Notre métier, l’automatisation des tâches manuelles avec des robots logiciels
Les processus du type RPA (Robotic Process Automation) apportent de la sérénité et de la productivité aux collaborateurs d’un cabinet d’expertise comptable. Nous travaillons en partenariat avec les technologies les plus avancées du marché comme UiPath, leader mondial en solutions d’automatisation.
3.2 – Gagner en coût et en productivité pour le cabinet d’expertise
Pour chaque processus comme celui de la collecte automatique de factures, nous identifions d’abord toutes les tâches à réaliser. Nous adaptons et développons les automates pour l’exécution de ces opérations auparavant manuelles. Nous apportons l’infrastructure permettant au robot logiciel de fonctionner, quelle que soit l’application concernée et nous accompagnons vos collaborateurs à l’utilisation des automates. Enfin, nous vous garantissons un maintien en condition opérationnelle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Supprimer le travail manuel de récupération des factures constitue une réelle avancée pour vos organisations. Économie de temps, gain d’argent, plus grande motivation des collaborateurs, la collecte automatique des factures regorge d’avantages. Contactez-nous pour en discuter en détail ou inscrivez-vous à notre prochain webinaire !
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