Administration de biens : bénéfice des outils d’automatisation
Les administrateurs de biens réalisent de multiples tâches récurrentes et qui consomment de l’énergie. Dans le même temps, le métier s’adapte aux évolutions réglementaires et intègre régulièrement de nouvelles contraintes, missions et contrôles. Comment parvenir à tout faire et à se concentrer sur les actions à valeur ajoutée ? Les outils d’automatisation pour l’administration de biens constituent une voie à explorer pour ces professionnels. Nous vous expliquons comment procéder avec des exemples de mise en œuvre concrète.
Table des matières
1- Pourquoi utiliser des outils d’automatisation pour l’administration de biens ?
L’automatisation des tâches dans les métiers de l’immobilier s’impose de plus en plus. Les administrateurs de biens ne sont pas en reste. Quel que soit votre logiciel de gestion locative, vous pouvez le coupler avec des automates et vous dispenser de réaliser manuellement certaines actions.
1.1 - L’administration de biens immobiliers comporte de nombreuses tâches chronophages et rébarbatives
S’occuper de trouver de nouveaux locataires pour des biens immobiliers vacants, piloter les travaux de rénovation immobilière, recouvrer les loyers, délivrer les quittances, l’administrateur de biens réalise de multiples missions. Beaucoup présentent un caractère administratif, se répètent régulièrement et prennent des heures. Pourtant, ce professionnel de l’immobilier possède de nombreuses compétences pointues qu’il serait judicieux de pouvoir mobiliser à bon escient en dégageant du temps.
1.2 - La réglementation évolue et accroît le travail des administrateurs de biens
De nombreuses données réglementaires ont évolué depuis 2014 pour les activités d’administration de biens comme de syndic de copropriété. Les travaux pour les mises aux normes ainsi que pour la transition énergétique s’intensifient. Ils alourdissent la fonction de ces professionnels dans le cadre de leur mandat de gestion, notamment sur le plan du maintien en bon état des locaux. Pendant ce temps, le suivi administratif continue d’accaparer les administrateurs de biens.
1.3 - Comment la Robotic Process Automation (RPA) peut-elle aider l’administration de biens immobiliers ?
Alors que les administrateurs de biens immobiliers courent après le temps, une solution d’automatisation existe et présente de nombreux avantages. La RPA signifie en français l’automatisation robotique des processus. C’est une technique qui se développe en France tout comme la dématérialisation et l’intelligence artificielle. Les entreprises adoptent ce système en particulier pour réduire les actions manuelles chronophages à faible valeur ajoutée. Chez Factory 456, la RPA c’est notre métier !
Les robots logiciels se connectent aux serveurs et applications informatiques de l’administrateur de biens. Ils se programment afin d’effectuer des tâches précises auparavant réalisées par l’homme. Ils savent lire et exploiter les informations d’un mail ainsi qu’une pièce jointe. Ils classent, stockent, impriment au format PDF, etc. Ces outils d’automatisation sont productifs et ne commettent pas d’erreurs. Ce processus offre donc aussi une meilleure fiabilité du travail.
2 - Outils d’automatisation pour logiciels d’administration de biens : 2 cas concrets
Pour bien comprendre comment un robot logiciel peut aider une entreprise d’administration de biens immobiliers, prenons quelques exemples concrets.
2.1 - Automatiser le suivi de l’encaissement des loyers et le reversement aux propriétaires
L’administration de biens immobiliers exige d’utiliser un logiciel de gestion locative qui comporte les fonctionnalités classiques de back office comme les paiements à la demande, l’établissement des quittances de loyer ou le reversement aux propriétaires.
Les outils d’automatisation réalisent seuls ces tâches selon la configuration décidée par l’administrateur de biens. Ils lancent le processus dans votre logiciel. Ils récupèrent les écritures de banque afin de les intégrer automatiquement en comptabilité. Ils préparent les virements aux propriétaires. Ces logiciels automates déposent les documents justificatifs sur le Web via une plateforme intranet ou l’envoient par mail par exemple.
2.2 - Un robot logiciel pour un processus automatisé de la relance des loyers impayés
L’administrateur de biens est confronté à la relance client c’est-à-dire des locataires des logements ou bureaux dont il a le mandat de gestion. Ces tâches s’appuient sur les données issues de la comptabilité voire du CRM (logiciel de gestion de la relation client). Elles présentent les caractéristiques idéales pour une automatisation par un outil de RPA.
En effet, un logiciel d’automatisation peut analyser les données comptables afin d’identifier les retards de paiement. Il peut générer des documents de relance et les envoyer par mail, courrier ou SMS. L’administrateur de biens se réserve les dossiers clients les plus sensibles pour lesquels des solutions sont à rechercher en concertation avec ces locataires.
Gagner du temps n’a pas de prix. Factory 456 est spécialisé en RPA pour les tâches administratives de multiples métiers dont l’immobilier. Avec nos outils d’automatisation pour l’administration de biens, retrouvez les minutes qui vous manquent dans votre quotidien. Pour mieux étudier comment votre activité peut tirer profit d’un tel processus, échangez avec un de nos experts.
