6 exemples d’utilisation d’un robot RPA par un architecte
Le travail administratif se répète et prend du temps dans de nombreuses professions. Alors, comment profiter de la technologie actuelle pour alléger ces processus chronophages et sans valeur ajoutée ? Un robot RPA apporte cette automatisation des tâches pour les différents métiers de l’immobilier ainsi qu’aux architectes par exemple. Découvrez comment cette technique fonctionne, ses avantages, ainsi que des applications concrètes pour votre cabinet d’architecture.
Table des matières
1 - Qu’est-ce qu’un robot RPA pour les entreprises ?
Technologie associée à l’intelligence artificielle et au machine learning parfois, la RPA ou Robotic Process Automation se développe en entreprise pour le plus grand confort de ses utilisateurs.
1.1 - Définition de la Robotic Process Automation dite RPA
La RPA peut se traduire en français par « automatisation robotique des processus ». Ce concept qui prend de plus en plus d’ampleur dans les entreprises permet de confier à un robot logiciel des tâches habituellement réalisées manuellement par l’homme. L’automate se connecte à vos applications, serveurs, boîtes mail, etc. En fonction de la complexité, cette technologie utilise ou non l’IA et le machine learning.
1.2 - Quels sont les atouts des robots logiciels pour les processus administratifs ?
Ces outils, une fois correctement paramétrés, savent travailler 24 heures sur 24 et bien plus rapidement qu’un collaborateur en entreprise. Le robot RPA vous fait économiser du temps et permet aux équipes de se consacrer aux missions à plus forte valeur ajoutée. Il désengorge aussi les goulots d’étranglement quand l’activité connaît des pics de charge. C’est donc un processus qui soulage les employés en leur apportant du confort. Au vu des gains de productivité que procure cette automatisation, le retour sur investissement s’avère rapide.
2 - Robot RPA en architecture : 6 exemples pour simplifier vos tâches
Comment un architecte peut-il utiliser ces robots logiciels dans ses activités administratives quotidiennes ? Voici quelques cas pratiques d’automatisation de vos processus.
2.1 - Traitement des données par le robot RPA
La conception comme la construction de bâtiments exigent de récupérer de nombreuses informations. Relevés de terrains, élaboration des plans, documents d’urbanisme, réglementations, permis de construire, matériaux, voilà des données à automatiser avec un robot RPA pour architecte.
2.2 - Automatisation de la gestion des factures grâce à la RPA
Un cabinet en architecture peut par exemple utiliser la Robotic Process Automation pour extraire les informations nécessaires à l’élaboration de ses factures. Ensuite, le robot les importe automatiquement dans le système de gestion de la facturation. Les services offerts par l’automatisation de tels processus comportent aussi l’édition et la diffusion des factures aux destinataires selon les modalités et formats définis.
2.3 - La RPA pour le suivi des délais et des calendriers sur les projets d’architecture
Le respect des délais prévus pour chaque projet est fondamental pour un architecte. Une solution robotisée apporte de la fluidité dans cette tâche de contrôle des calendriers, plannings, délais et agendas. En effet, le robot RPA sait vérifier les dates, envoyer des notifications aux différentes parties prenantes, en interne du cabinet ou en externe. Ce système d’automate peut aussi planifier des réunions, des rendez-vous et générer des rappels si nécessaire.
2.4 - Un outil d’automatisation RPA pour gérer documentation et contrats
L’architecte est confronté à la gestion documentaire de multiples données, contrats, appels d’offres, devis, plans, réglementation, etc. Pour l’aider dans ces tâches, le robot RPA sait trier, classer et archiver de façon intelligente l’ensemble des documents. Un processus robotisé permet également de chercher rapidement les données classées. Toutes ces actions répétitives s’effectuent conformément aux consignes planifiées par l’humain lors de la mise en œuvre des robots.
2.5 - Une gestion des emails simplifiée avec un robot RPA
Les architectes peuvent aussi utiliser des systèmes d’automatisation pour le traitement des mails, le tri et le classement, en fonction des urgences et du contenu. Ces robots savent réaliser des tâches comme l’extraction d’une pièce jointe et son classement sur un serveur. Les processus permettent même l’exploitation des informations qu’elle contient.
2.6 - La Robotic Process Automation pour répondre aux demandes de renseignement
Un robot RPA aide aussi l’architecte à répondre rapidement et avec précision aux demandes des clients. Il existe dans ce métier de nombreuses questions classiques et récurrentes auxquelles un automate prépare une réponse intelligente et juste si on lui enseigne via le paramétrage. Chez Factory 456 nous associons parfois l’IA pour des processus complexes, notamment grâce à notre partenariat avec Uipath, leader mondial en solutions de Robotic Process Automation.
La seule limite à la mise en œuvre de la technologie RPA reste l’imagination de l’utilisateur face aux tâches administratives qu’il traite. Architecte, vous souhaitez approfondir la réflexion pour votre cabinet et vos collaborateurs ? N’hésitez pas à nous contacter pour étudier les pistes d’automatisation concrètes de vos activités afin d’optimiser vos ressources humaines.
