Comment l’automatisation et l’IA révolutionnent le secteur financier

Comment l'automatisation et l'IA révolutionnent le secteur financier

Les entreprises de toutes tailles cherchent à accroître leur productivité, améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts. Selon la dernière étude de Tradeshift , 60% des professionnels de la finance et de la comptabilité estiment que l’automatisation permettra de simplifier les tâches répétitives et d’améliorer leurs conditions de travail. L’automatisation et l’intelligence artificielle sont en train de révolutionner le secteur financier.

Table des matières

1 - Automatisation de la finance pour des tâches à forte valeur ajoutée.

L’automatisation libère les ressources humaines de la finance en simplifiant les tâches répétitives et en aidant à accomplir les tâches financières de faible valeur ajoutée.

1.1 - En quoi l'automatisation peut-elle être utile dans le domaine de la finance ?

La finance vise à simplifier les tâches répétitives et transactionnelles via l’automatisation. Ainsi, l’objectif est de libérer les collaborateurs pour des tâches à forte valeur ajoutée telles que l’analyse et la stratégie.

En effet, l’automatisation permet à la finance de redéployer ses ressources humaines vers des tâches plus complexes et importantes. De cette manière, les professionnels de la finance peuvent se concentrer sur les aspects les plus stratégiques de leur travail.

1.2 - Quelles sont les tâches financières de faible valeur ajoutée que l'automatisation peut aider à accomplir ?

L’automatisation simplifie les tâches financières répétitives et chronophages. Par exemple, le reporting demande du temps pour la recherche et l’harmonisation des données nécessaires aux décisions stratégiques. Cependant, l’automatisation permet de gagner du temps sur la saisie de données et la création de rapports.

Ainsi, cette automatisation libère les collaborateurs pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. De cette manière, les professionnels de la finance peuvent se concentrer sur les aspects les plus stratégiques de leur travail.

1.3 - Comment l'automatisation aide-t-elle concrètement à accomplir les tâches financières de faible valeur ajoutée ?

L’automatisation simplifie les tâches financières à faible valeur ajoutée en confiant des missions répétitives et peu importantes à un système informatique. Un logiciel gère différentes tâches, fluidifie le workflow et rend les informations accessibles selon les droits accordés.

En somme, l’automatisation permet de déléguer les tâches répétitives à faible valeur ajoutée à un système informatique, libérant ainsi les collaborateurs pour des tâches plus importantes.

2 - Automatisation des tâches financières pour une efficacité accrue.

La mise en place d’une automatisation des tâches financières à travers de nombreux outils et acteurs favorise l’émergence de nouvelles innovations dans le secteur financier.

2.1 - Quels sont les outils et les acteurs qui permettent l'automatisation des tâches financières de faible valeur ajoutée ?

Il existe de nombreux outils, tels que Zapier, pour automatiser les tâches financières à faible valeur ajoutée et gagner du temps. Zapier est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises.

Zapier est facile à utiliser et apprécié dans le secteur, tandis que Microsoft Power Automate permet d’automatiser les processus métier en connectant des applications et des services. UiPath et Blue Prism sont également des plateformes pour automatiser les tâches répétitives et chronophages.

2.2 - Quelles sont les futures innovations visant à automatiser les tâches de faible valeur ajoutée dans le secteur financier ?

La dématérialisation P2P transforme la finance en réduisant les temps de paiement et assurant une plus grande transparence. La RPA automatise les tâches répétitives dans les logiciels informatiques.

En outre, elle utilise l’intelligence artificielle pour reproduire un comportement humain.

2.3 - Est-ce que l'intelligence artificielle permet une automatisation accrue du travail dans le domaine de la finance ?

L’intelligence artificielle est au cœur de la transition numérique de la société et est devenue une priorité pour certaines entreprises. Elle joue déjà un rôle dans certains secteurs grâce au machine learning, qui améliore les outils en matière de raisonnement, d’apprentissage et d’auto-amélioration.

L’intelligence artificielle peut lutter efficacement contre les fraudes et les attaques visant les établissements manipulant des données bancaires. Les robots conseillers en gestion de patrimoine automatisent certaines tâches, offrant une montée en puissance de l’intelligence artificielle dans le conseil financier grand public.

Les défis du processus des comptes fournisseurs : comment y remédier ?

Les défis du processus des comptes fournisseurs : comment y remédier ?

La gestion des comptes fournisseurs est cruciale pour le bon fonctionnement d’une organisation, mais les méthodes manuelles entraînent souvent des coûts élevés, des erreurs et des risques de sécurité. Pour y remédier, l’automatisation avec des robots logiciels permet de réduire les coûts, rationaliser le processus et améliorer l’efficacité.

Sommaire

1 - Les défis associés au processus manuel des comptes fournisseurs.

Le traitement manuel des comptes fournisseurs peut être laborieux et sujet à des erreurs. Ci-dessous sont présentés les défis auxquels on peut faire face lors du traitement manuel des comptes fournisseurs :
  • Les risques d’erreurs de saisie
  • Les risques de paiements en double
  • Les retards de paiements
  • Les défis de visibilité
  • Les contrôles paiements

2 - Quelles sont les raisons pour lesquelles utiliser la RPA dans le processus des comptes fournisseurs ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles la RPA reste une solution incontournable pour optimiser la gestion des factures et automatiser le processus des comptes fournisseurs.

2.1 - La gestion efficace des factures : une priorité pour les responsables financiers

Les responsables financiers d’une organisation priorisent la gestion intelligente des factures. Pour les traiter, les comptes fournisseurs ont besoin de fournisseurs tiers pour extraire les informations. L’intégration efficace, la collaboration optimale avec les employés et la technologie sont essentielles en raison des nombreuses parties prenantes impliquées dans le processus des comptes fournisseurs.

2.2 - Automatiser le processus des comptes fournisseurs grâce à la RPA

Les responsables financiers considèrent la RPA comme la solution idéale pour automatiser et rationaliser le processus des comptes fournisseurs en raison de sa flexibilité, de sa facilité d’utilisation et de son intégration élevée dans le flux de travail, bien qu’il existe plusieurs technologies sur le marché pour atteindre cet objectif.

2.3 - Les avantages de la RPA dans les services financiers pour la gestion des recouvrements

Les services financiers peuvent automatiser les processus basés sur des règles, y compris la gestion des recouvrements, grâce à l’automatisation. La RPA permet une résolution plus rapide, un faible taux d’erreurs et un accès facile aux informations nécessaires pour les comptes fournisseurs en utilisant des robots pour les tâches répétitives.

3 - Comment se déroule l'automatisation du processus des comptes fournisseurs ?

L’automatisation au sein des services financiers est un facteur stratégique pour améliorer l’efficacité des processus et permettre à l’équipe financière de se concentrer sur les tâches qui nécessitent leur attention. L’utilisation de la RPA dans le processus des comptes fournisseurs peut aider l’équipe financière à se débarrasser des tâches répétitives et permettre une meilleure expérience de travail. Voici comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs :

3.1 - Extraction des factures

Les factures sont reçues de différentes voies, y compris e-mail, portail, PDF, texte, et doivent être intégré dans les différents systèmes.

3. 2 - Approbation des factures

La gestion de l’approbation des factures et du processus de rapprochement des bons de commande nécessite des efforts manuels auprès de plusieurs personnes dans tous les départements. Heureusement, la RPA peut améliorer cette gestion en permettant aux robots d’extraire et de traiter les données de manière autonome, ainsi que d’envoyer des rappels sur les délais d’approbation des factures sans intervention manuelle.

3.3 - Saisie et rapprochement

La codification précise des données de facturation dans le système comptable est une étape difficile dans le processus des comptes fournisseurs. Le volume élevé de données rend difficile l’alimentation sans erreur dans le système comptable avec moins de ressources. Heureusement, la RPA peut aider en permettant aux robots d’ajouter des données de manière autonome dès que les factures sont approuvées, en simplifiant ainsi le processus de saisie des données.

3.4 - Exécution du paiement

Après la saisie des données dans le système comptable, l’exécution des paiements dans le processus des comptes fournisseurs est une autre étape qui nécessite la concentration et l’attention des collaborateurs. Cependant, en mettant en œuvre la RPA à cette étape, l’équipe financière peut planifier automatiquement les paiements et les envoyer à la date ou à l’échéance indiquée, ce qui élimine le risque de fraude et réduit les coûts associés à chaque paiement.

Conclusion

La RPA offre de nombreux avantages dans les services financiers et autres secteurs, et peut être utilisée pour automatiser le processus des comptes fournisseurs afin d‘améliorer la précision des données. L’intégration de la RPA dans les processus de comptabilité fournisseurs permet aux organisations de bénéficier d’un assistant qui peut gérer les tâches répétitives de manière efficace et sans risque d’erreur. En automatisant entièrement le processus de comptabilité fournisseurs, les entreprises peuvent également maintenir la conformité des données et améliorer les relations avec les clients.

Le potentiel stratégique de l’automatisation dans la finance et la comptabilité reste inexploité

Le potentiel stratégique de l'automatisation dans la finance et la comptabilité reste inexploité

D’après une étude récente menée par Forrester Consulting, les départements de la finance et de la comptabilité jouent un rôle stratégique crucial pour assurer le succès des entreprises dans un contexte difficile, caractérisé par une inflation croissante et une forte mobilité des collaborateurs. Toutefois, les opportunités d’amélioration des processus de la finance et de la comptabilité offertes par l’automatisation ne sont pas encore pleinement exploitées.

Table des matières

1 - Les opportunités de l'automatisation sous-exploitées dans les départements financiers et comptables

Les départements financiers et comptables bénéficient de nombreuses opportunités d’automatisation, mais ces dernières restent largement sous-exploitées.

1.1- Les opportunités manquées de l'automatisation dans les départements financiers et comptables pour assurer le succès des entreprises

Forrester Consulting a récemment mené une étude qui a montré que les départements financiers et comptables jouent un rôle stratégique crucial pour assurer le succès des entreprises dans un contexte difficile d’inflation croissante et de forte mobilité des collaborateurs. Cependant, les équipes financières et comptables ne profitent pas pleinement des opportunités offertes par l’automatisation pour transformer positivement les processus financiers et comptables. Bien que de nombreuses entreprises aient investi dans les robots logiciels, les départements financiers et comptables continuent de se débattre avec des tâches manuelles et répétitives qui entraînent des erreurs, des inefficacités, des charges de travail et des dépenses inutilement élevées.

1.2 - Les avantages commerciaux de l'automatisation reconnus par les dirigeants de la finance et comptables.

L’étude menée auprès de dirigeants nord-américains de la finance et de la comptabilité, dont 75% représentaient des moyennes et grandes entreprises ayant un chiffre d’affaires compris entre 250 et 999 millions de dollars, a montré que la majorité des participants reconnaissaient largement les avantages commerciaux de l’automatisation. Ils étaient conscients des avantages de la technologie, notamment la capacité de l’automatisation à :
  • Améliorer les données et les analyses en utilisant les robots logiciels, afin d’améliorer la capacité de l’entreprise à prévoir et à planifier à l’avance (69 %).
  • Augmenter la satisfaction des collaborateurs et retenir les talents en reconnaissant le pouvoir des robots logiciels pour améliorer leur expérience (65 %).
  • Mieux servir les clients en accompagnant la transformation numérique de l’entreprise (63 %).

2 - Les principaux défis de l'adoption de l'automatisation dans les départements de la finance et de la comptabilité

Les départements financiers et comptables rencontrent des défis en matière d’automatisation tels que la génération d’informations et de prévisions, l’évolution de l’automatisation, la réorientation des collaborateurs et la gestion des applications cloisonnées pour obtenir une vue globale de l’ensemble de la pile financière et comptable.

2.1 - Les défis couramment rencontrés dans l'adoption de l'automatisation par les départements financiers et comptables

Toutefois, l’étude met également en évidence le fait que la plupart des départements financiers et comptables font face à des défis dans l’adoption de l’automatisation :
  • Difficultés rencontrées par la majorité des personnes interrogées pour générer des informations et des prévisions (61 %), ainsi que pour faire évoluer l’automatisation tout au long d’une chaîne de valeur financière (54 %).
  • Difficultés pour détourner l’attention des collaborateurs des tâches manuelles et leur permettre de développer de nouvelles compétences (60 %).
  • Difficultés pour gérer des applications cloisonnées et intégrer différents systèmes, afin d’obtenir une vue globale de l’ensemble de la pile financières et comptables (55 % et 51 % respectivement).

2.2 - L'impact des défis d'adoption de l'automatisation sur la collaboration stratégique et les coûts pour les départements financiers et comptables

Les défis mentionnés ci-dessus ont entraîné des inefficacités dans la collaboration stratégique avec d’autres secteurs d’activité pour près de 60% des organisations. Plus de la moitié (51%) des répondants ont également signalé une augmentation des erreurs, des rapports inexacts et des dépenses opérationnelles inutilement élevées en raison du manque de visibilité sur les opportunités de réduction des coûts. L’étude appelle donc les dirigeants financiers et comptables à revoir leur utilisation de l’automatisation pour aider les équipes à devenir un partenaire stratégique dans l’ensemble de l’entreprise et soutenir une transformation plus large de l’entreprise grâce à l’automatisation, tout en améliorant l’efficacité et la précision.

3 - L'importance de l'utilisation stratégique de l'automatisation pour les départements de la finance et de la comptabilité et nos constatations sur le terrain

Les départements de la finance et de la comptabilité peuvent tirer de nombreux avantages de l’automatisation, mais il est essentiel de l’utiliser de manière stratégique pour maximiser ses avantages.

3.1- La valeur de l'automatisation pour les départements financiers et comptables

Selon nos constatations lors de notre travail avec les clients de la finance et de la comptabilité, l’étude de Forrester est tout à fait cohérente. Bien qu’il reste encore beaucoup à faire avec les robots logiciels, sa valeur transformationnelle augmente de manière exponentielle lorsqu’elle est combinée à d’autres technologies telles que la Digital Process Automation, le Conversational AI, le process mining, etc. L’utilisation stratégique de l’automatisation est essentielle pour les responsables financiers qui souhaitent transformer leurs processus métier financiers et comptables et faire évoluer l’automatisation tout au long d’une chaîne de valeur financière.

3.2 - Opportunités pour les directeurs financiers grâce à l'automatisation

Les directeurs financiers ont une opportunité unique d’améliorer la prise de décision, de réduire les charges de travail, d’améliorer la rétention des collaborateurs et de réduire les coûts. L’étude de Forrester Consulting révèle également que la majorité des personnes interrogées (60%) cherchent des conseils auprès de fournisseurs de technologie comme l’entreprise Factory 456, concernant les modèles de gouvernance et d’exploitation pour les cas d’utilisation de l’automatisation.

Robot logiciel pour la direction financière : les enjeux

robot logiciel pour direction financière

Les enjeux des robots logiciels pour la direction financière d’une entreprise

Les métiers de la finance vivent de fortes évolutions ces dernières années avec notamment la digitalisation des flux administratifs. Et ce n’est pas terminé ! En tant que DAF, vous souhaitez comprendre l’apport concret du robot logiciel pour la direction financière ? Découvrez dans cet article la diversité des tâches que vous pouvez lui confier ainsi que les avantages pratiques et rapides pour votre équipe et pour vous-même.

robot logiciel pour direction financière

Sommaire

1- RPA et finance d’entreprise : une utilisation au-delà de la digitalisation

À votre fonction, les outils de dématérialisation de la comptabilité et la gestion de processus du type OCR vous sont déjà familiers. La facture électronique entre également bientôt dans le paysage des entreprises françaises en B2B. La robotisation vient compléter ces processus de digitalisation pour les équipes finance. Voyons comment.

1.1 – Qu’est-ce que le Robotic Process Automation (RPA) ?

Vous entendez peut-être parler parfois de RPA pour Robotic Process Automation, ou automatisation des processus par des robots ? L’idée consiste à faire réaliser par des robots logiciels les tâches habituellement effectuées par l’homme. Leur paramétrage permet de les connecter à vos applications, boîtes mail, serveurs bureautiques, etc. Ils lisent ainsi des messages, y répondent, ouvrent des pièces jointes, traitent l’information, lancent des impressions, etc. La limite du processus dépend de votre capacité à imaginer et à déléguer la tâche à la machine.

1.2 – Les fonctionnalités classiques à automatiser dans une direction financière d’entreprise

Un robot logiciel pour la direction financière sait prendre en charge la collecte des factures. Il effectue la saisie automatique de ces pièces comptables grâce au machine learning et va donc au-delà des systèmes du type OCR. Pour la révision des bilans ou des situations mensuelles, le RPA apporte aussi des fonctionnalités comme l’édition des balances, grands livres ou extraits de comptes.

Il aide également à établir et à transmettre la plaquette des comptes ainsi que la liasse fiscale. Le robot logiciel constitue aussi une solution pour le rapprochement bancaire, les relances clients ou la préparation des états de TVA.

1.3 – L’automatisation des reportings

La préparation des tableaux de bord et reportings occupe une place importante dans les directions financières, quel que soit le secteur d’activité. Vous utilisez une solution d’informatique décisionnelle ? Pour autant, malgré cette technologie qui facilite le reporting commercial, industriel ou financier, de nombreuses tâches demeurent manuelles. Voici des actions à confier à un robot logiciel dans une direction financière :

  • collecter les informations ;
  • relancer les interlocuteurs de l’entreprise qui ne répondent pas ;
  • ouvrir les pièces jointes des mails et les enregistrer ;
  • saisir les données dans une application ou un fichier ;
  • lancer des macros afin de contrôler certains indicateurs ou KPI ;
  • mettre à jour les tableaux de bord ;
  • diffuser les reportings.

1.4 – Les contrôles de conformité à réaliser avec des robots logiciels

Les directions financières se préoccupent de plus en plus des risques de fraude au sein des entreprises. La tentative de détournement d’argent via le RIB fait partie des pratiques malheureusement devenues courantes. Avec un robot logiciel pour direction financière, vous sécurisez vos processus en automatisant le contrôle des tiers et des RIB. La machine correctement paramétrée ne se trompe pas. Vous fiabilisez ainsi toute la chaîne informatique des paiements.

2 – Robot logiciel pour la direction financière : des atouts à explorer

L’automatisation de toutes ces tâches avec les robots logiciels pour direction financière représente un réel enjeu pour les entreprises. Gain de productivité et d’argent, fiabilisation des processus, contribution à l’évolution des missions et des métiers, faisons le point sur les apports d’un tel projet.

2.1 – Des gains de productivité pour les tâches chronophages et répétitives

La robotique apporte rapidement un gain de temps significatif. Le directeur administratif et financier comme tous ses collaborateurs supprime avec l’automate les tâches répétitives et chronophages. Le robot logiciel pour direction financière travaille plus vite que l’humain et qui plus est 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Avec ces économies de temps, vous réorganisez les postes de l’équipe finance. Avec la robotique, vous faites évoluer leurs missions vers plus de qualitatif pour leur plus grand bonheur.

2.2 – Amélioration de la qualité des travaux réalisés par l’équipe finance

La robotisation des tâches dans un service financier apporte aussi de la rigueur et un accroissement de la qualité des informations et documents produits. En effet, avec un paramétrage correct, l’automate ne réalise jamais d’erreurs. Dans un groupe, c’est également l’assurance de disposer de données homogènes, reportings financiers, plaquettes des comptes, etc. pour toutes les entités.

2.3 – Dégager du temps pour les missions à forte valeur ajoutée dans la direction financière

En tant que DAF, vous ne vous limitez pas à être le gardien du temple des données financières. Assurer la conformité à la réglementation comptable ou fiscale, c’est certes la base du métier. Ceci ne doit toutefois pas occuper tout votre temps. Votre rôle consiste également à accompagner les dirigeants dans le pilotage de l’entreprise. En recourant à des robots logiciels, vous remplissez plus sereinement cette mission stratégique.

Votre équipe aussi devient plus disponible pour des projets transverses, des analyses de gestion ponctuelles ou l’amélioration des processus. Ces travaux plus intéressants contribuent au développement de leur motivation. Vous faites ainsi évoluer votre style de management.

Chez Factory 456, nous sommes spécialisés en robots logiciels et connaissons particulièrement bien les services finance et gestion des entreprises. Avec UiPath, leader mondial en solutions d’automatisation logicielle RPA, nous bénéficions de la meilleure technologie du marché. Contactez-nous afin d’analyser ensemble les tâches à automatiser dans votre direction financière !

Robot logiciel pour la comptabilité : des tâches insoupçonnées

Robot logiciel pour la comptabilité : des tâches insoupçonnées

Robots logiciels : une utilisation insoupçonnée pour votre comptabilité

Tant en entreprise qu’en cabinet d’expertise comptable, l’automatisation et la dématérialisation se développent. Mais savez-vous exactement ce que peut réaliser un robot logiciel pour comptabilité ? Commençons par un panorama général de l’utilisation du robotic process automation (RPA) pour les équipes comptables. Zoomons ensuite sur les fonctionnalités périphériques que savent gérer les automates, en dehors de la collecte des factures et de leur saisie. Vous serez surpris !

Robot logiciel pour la comptabilité : des tâches insoupçonnées

Sommaire

1 – Que peut faire un robot logiciel pour votre comptabilité ?

Le robot n’est pas une application comptable. C’est un système qui permet de compléter les logiciels du marché pour des tâches dont la gestion demeure souvent manuelle.

1.1 – Définition de l’automatisation par des robots logiciels (RPA)

L’automatisation constitue une technologie accessible à de nombreux métiers comme les professions de la comptabilité. La RPA signifie robotic process automation ou robotisation des process automatisés en français. Vous utilisez alors des robots logiciels programmés afin d’effectuer exactement les mêmes tâches que l’humain sur une ou plusieurs applications de l’entreprise. Ce type d’outil se développe et permet de soulager les professions comptables pour les travaux répétitifs sans valeur ajoutée.

1.2 – Robot logiciel pour la comptabilité : champ d’intervention en cabinet ou en entreprise

Pour le métier de la comptabilité, le robot logiciel sait bien sûr collecter les documents comptables comme les factures des clients ou des fournisseurs. C’est la première pierre. Ensuite, l’automate permet de comptabiliser automatiquement les écritures comptables avec une technique supérieure aux outils du type OCR. Un robot logiciel pour comptabilité vous accompagne également pour la gestion de la plaquette des comptes et de la déclaration fiscale de l’entreprise ou des clients du cabinet. Enfin, et c’est l’objet de cet article, le robot sait réaliser de nombreuses opérations insoupçonnées et périphériques pour le service comptabilité.

1.3 – Quels sont les avantages immédiats d’un robot logiciel pour la comptabilité ?

Dans tous les cas, adopter un robot logiciel pour comptabilité apporte un confort instantané aux collaborateurs de l’entreprise ou du cabinet. Gain de temps, efficacité et qualité sont au rendez-vous.

1.3.1 – Robot logiciel et comptabilité : gain de temps et d’argent avec de nouvelles missions

L’automatisation permet de travailler plus vite et toute la semaine, 24 heures sur 24. Pendant la clôture en entreprise ou la période fiscale en cabinet, les gains de temps ne sont pas à négliger. La RPA aide à débloquer des goulots d’étranglement et à limiter la fatigue générée par les tâches répétitives et chronophages. En économisant du temps, vous traitez plus de données et vous gagnez de l’argent. Expert-comptable, vous pouvez alors bâtir une offre nouvelle de services pour vos clients afin de mieux les accompagner dans la gestion de leur société. DAF en entreprise, vous avez alors la faculté de proposer des missions à plus forte valeur ajoutée aux collaborateurs. L’analyse de l’activité, le suivi de gestion ou le conseil prennent le pas.

1.3.2 – L’automatisation : une fiabilité accrue pour les traitements périphériques à la saisie comptable

Notez aussi qu’un robot logiciel pour comptabilité n’effectue jamais d’erreur. C’est une machine. Les anomalies proviennent de soucis de paramétrage, mais pas de l’automate. Il ne passe pas d’écriture à l’envers et ne confond pas une facture avec un avoir. Vous gagnez en efficacité et en qualité de travail. Vous obtenez aussi un résultat uniformisé selon les standards et normes qualité définis dans votre organisation.

2 – Quelles tâches périphériques confier à un robot logiciel pour comptabilité ?

Les outils classiques de dématérialisation vous apportent certains automatismes, mais ne vont pas aussi loin qu’un robot logiciel pour comptabilité. Factory 456, expert en automatisation pour entreprises et cabinets comptables, vous explique les autres fonctionnalités méconnues de la RPA pour la gestion comptable.

2.1 – Des tâches récurrentes à robotiser : rapprochement bancaire et relances

Parmi les missions récurrentes d’un service comptable, certaines exigent du temps de préparation et de traitement des données. C’est le cas du rapprochement bancaire. Ajoutez à votre processus des robots logiciels et vous obtenez un état déjà bien avancé. Il reste à réaliser l’analyse et la recherche pour les lignes inexpliquées par la machine. Le suivi des encours clients constitue un travail régulier et chronophage. En plus de l’automatisation des lettrages et de l’édition des balances âgées mensuelles, l’automate sait créer les courriers ou mails de relance selon les critères et la périodicité définis. Il peut par exemple générer un fichier au format PDF de l’encours clients échu et le joindre à la relance.

2.2 – Le robot logiciel, une aide à la préparation du dossier de révision comptable

Avant d’analyser les comptes dans le dossier de révision, de nombreux contrôles ainsi que la préparation de fichiers ou d’états s’imposent. C’est le chef comptable de l’entreprise ainsi que les collaborateurs de l’expert-comptable en cabinet qui s’en chargent. Voici des exemples de tâches dont la gestion s’automatise pour la révision des comptes :

  • générer les balances ou le grand livre et l’exporter sur tableur ;
  • établir les feuilles maîtresses comparées à N-1 par cycle comptable ;
  • produire des extraits de compte ;
  • rechercher les justificatifs extra-comptables et les classer dans le dossier de révision.

Confiez-les à un robot logiciel pour comptabilité, vous gagnerez un temps précieux pour votre arrêté comptable mensuel ou à la clôture du bilan.

2.3 – L’automatisation comptable pour générer ou éditer les documents et livres comptables

Parmi les fonctionnalités périphériques à la production comptable, ne négligez pas le temps pour éditer, extraire, enregistrer, archiver et diffuser divers documents. C’est une part non négligeable du travail des services comptables. Pourquoi ne pas les confier alors à un robot logiciel pour comptabilité ? Cet automate correctement paramétré sait par exemple extraire le FEC, la balance générale, les journaux comptables ou le grand livre. Il peut aussi importer la balance dans l’application d’établissement de la liasse fiscale. Ces fonctions périphériques à la collecte et à la saisie automatique des factures font partie du quotidien des équipes comptables. Contactez Factory 456, le spécialiste en robot logiciel pour la comptabilité. Nos experts se feront un plaisir d’analyser avec vous comment cette technologie peut contribuer à améliorer votre organisation.

RPA pour gestion de trésorerie : des exemples concrets

RPA pour gestion de trésorerie

RPA pour la gestion de trésorerie : des exemples concrets

Les directions financières sont confrontées à l’augmentation des données à gérer et dans des délais de plus en plus courts. Les trésoriers ne sont pas en reste. En outre, leur mission s’élargit et se complexifie au fil des années. Savez-vous que des robots logiciels peuvent réaliser certaines opérations à leur place ? Découvrez dans cet article comment la RPA pour la gestion de trésorerie permet de soulager les collaborateurs pour des tâches récurrentes, chronophages et à faible valeur ajoutée.

RPA pour gestion de trésorerie

Sommaire

1 – Besoins d’automatisation dans les services trésorerie

Le service trésorerie d’une grande PME ou ETI s’adapte en permanence aux besoins de contrôles réglementaires croissants et aux risques de fraude sur les paiements. Par ailleurs, le cash management consiste de plus en plus à optimiser la trésorerie et ses prévisions. Parvenir à tout traiter manuellement dans un temps toujours plus court devient la quadrature du cercle pour le trésorier.

1.1 – Les défis et enjeux de la gestion de trésorerie

Confrontés à la gestion des risques de fraude et au respect de la conformité des transactions, les trésoriers doivent réaliser une mission de plus en plus complexe et étendue. Ils participent aussi à améliorer la gestion du cash et donc à générer des profits pour la société. Acteurs de la transformation digitale, ils adaptent l’organisation et les process du métier aux nouvelles stratégies de l’entreprise. Toutes ces missions requièrent de plus en plus de temps, temps dont ils manquent cruellement. Alors, comment parvenir à réaliser toutes les tâches, les journées ne faisant que 24 heures ?

1.2 – L’automatisation des opérations et processus avec des robots logiciels

Comme pour beaucoup de métiers de la finance, l’automatisation des tâches manuelles sans forte valeur ajoutée permet de dégager ce temps qui manque. La RPA ou robotisation des processus automatisés en français utilise des robots logiciels pour lancer des actions habituellement réalisées par l’humain.
La machine effectue exactement la même opération en se connectant à vos applications, serveurs, boîtes mails, etc. Avec la technique RPA pour gestion de trésorerie, vous pouvez par exemple télécharger des pièces jointes, enregistrer, lire, saisir dans un fichier ou dans un logiciel comptable, imprimer, archiver, etc. La limite à l’utilisation de cette technologie dépend uniquement de votre volonté ou de vos idées.

1.3 – Les gains rapides de la RPA dans un service trésorerie

La RPA pour gestion de trésorerie constitue une solution gain de temps appréciable pour l’équipe comptable et finance. L’automate travaille bien plus vite que l’homme et ne s’arrête jamais. C’est aussi une manière de retrouver des plages utilisables pour des missions plus valorisantes. Ainsi les robots logiciels contribuent à la motivation des services de la DAF, comptabilité, trésorerie ou contrôle de gestion.
En outre, l’homme est sujet aux erreurs de saisie. Quant au robot logiciel, il ne se trompe jamais dans le traitement des données si vous le paramétrez correctement. Les coûts sont vite rentabilisés. Les retours sur investissement rapides et visibles font le bonheur des trésoriers en entreprise.

2 – RPA pour la gestion de trésorerie : exemples pratiques

Concrètement, que pouvez-vous confier dans votre service à la RPA pour gestion de trésorerie ? Voici quelques exemples. Ils vous aident à visualiser ce que les robots logiciels savent réaliser pour la comptabilité, particulièrement pour les opérations de cash.

2.1 – Accélérer les paiements clients : aide de l’automatisation

Le pilotage de la trésorerie consiste notamment à optimiser le besoin en fonds de roulement et à accélérer le recouvrement des créances. Tout comme la dématérialisation des factures contribue à facturer plus vite, les robots logiciels aident aussi à fluidifier le processus.
Suivez les retards de paiement en lançant automatiquement les relances clients, avec extraits de compte joints. Envoyez des notifications afin d’alerter de toute modification de comportement du client sur le plan des paiements. Pour l’assurance crédit, surveillez automatiquement les demandes de cotation des clients ou le niveau des encours au regard des couvertures. Identifiez les anomalies dans les process comme les livraisons non facturées ou les paiements non lettrés dans les comptes.

2.2 – RPA pour gérer la trésorerie : contrôle des RIB pour réduire la fraude

Tout trésorier d’entreprise rencontre régulièrement des tentatives de fraude sur le plan des paiements fournisseurs. C’est malheureusement une pratique courante contre laquelle chaque direction financière lutte. Le contrôle des RIB participe grandement à la maîtrise de ce risque. Tâche chronophage s’il en est, elle peut se réaliser aujourd’hui avec un outil ad hoc comme Trustpair. Connectez un robot logiciel à cette application spécialisée, il lance seul le processus. Il effectue chaque action nécessaire au déroulement du contrôle.

2.3 – Automatiser les rapprochements bancaires grâce à la RPA

Avec la RPA, lancez aussi automatiquement les rapprochements bancaires. La plupart des services trésorerie disposent d’outils de pilotage du cash qui se connectent aux banques pour récupérer les flux financiers réels. Toutefois, ces logiciels exigent l’intervention humaine pour réaliser certaines actions périodiques.
Programmez le robot logiciel pour effectuer lui-même ces tâches en libérant les collaborateurs de ce travail sans valeur ajoutée . Paramétrez également les modalités de réconciliation automatique des flux pour résorber l’essentiel du rapprochement. La RPA permet aussi de retrouver les pièces justificatives des écritures comptables qui restent en écart avec la banque.

2.4 – Les robots logiciels pour automatiser la mise à jour des cours des devises

Les entreprises confrontées aux flux multidevises savent l’importance de la gestion des cours et de leur mise à jour. Tant pour la facturation des clients, la comptabilisation des achats fournisseurs que pour les encaissements et décaissements, la gestion des taux de change exige rigueur et régularité. Plutôt que de devoir saisir les taux de la nouvelle période à la main, connectez un robot logiciel. Il n’oubliera jamais d’entrer ces données avant le début du mois.

Ces exemples concrets de RPA pour gestion de trésorerie vous laissent entrevoir l’apport réel des robots logiciels pour votre métier. Contactez Factory 456 afin d’étudier vos besoins et l’implémentation de robots logiciels dans votre entreprise. Nous sommes experts en automatisation de processus pour la finance.

Automatisation de la plaquette comptable pour les cabinets

automatisation de la plaquette comptable

Comment fonctionne l’automatisation de la plaquette pour les cabinets d’expertise comptable ?

La période fiscale en cabinet d’expertise comptable, vous connaissez ? C’est l’arrivée du printemps, mais les collaborateurs en profitent peu ! Ils sont sous l’eau jusqu’au dépôt des liasses fiscales en mai. Pourtant, avec les robots logiciels, même la finalisation des documents comptables et de la déclaration fiscale s’automatise. Voyons ensemble quelles sont les tâches manuelles concernées et comment l’automatisation de la plaquette comptable apporte confort et fiabilité. 

automatisation de la plaquette comptable

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1 – Plaquette des comptes et liasse fiscale : inconvénients des tâches manuelles en cabinet

Les bilans au 31 décembre constituent souvent un pic de charge important en cabinet d’expertise comptable. La quantité de données à traiter dans les délais légaux et fiscaux contribue à créer un vrai goulot d’étranglement au détriment parfois de la qualité et de la fiabilité.

La période fiscale : un goulot d’étranglement pour l’expert-comptable et ses collaborateurs

Vos cabinets d’expertise comptable sont équipés des meilleurs logiciels du marché ? Pour autant, mettre sous presse des centaines de bilans et de déclarations à temps constitue encore souvent un réel challenge pour vos collaborateurs. Pour terminer les comptes, ils courent après les justificatifs ou factures manquantes. Ils règlent les points en suspens et obtiennent la validation des options fiscales éventuelles. Mais ce n’est pas tout. La génération et la diffusion des documents et informations restent manuelles et prennent du temps afin de boucler les dossiers clients. 

Les opérations manuelles : surcharge de travail et qualité améliorable des bilans comptables

La gestion de la plaquette des comptes et de la liasse fiscale s’opère par exemple dans un logiciel de comptabilité du type Cegid Quadratus. Un outil comme RCA Bilan imagé et des tableaux annexes préparés grâce à la bureautique complètent le package financier restitué à l’entreprise cliente. Les collaborateurs du cabinet interviennent encore manuellement pour le dépôt de la liasse sur le site impôts.gouv.fr. Ils se chargent aussi de l’émission des documents au format PDF, leur impression, envoi et stockage. Ces travaux rébarbatifs et sans valeur ajoutée sont consommateurs d’énergie pour vos équipes.. 

2 – Comment réaliser l’automatisation de la plaquette comptable grâce aux robots logiciels ?

L’utilisation de robots logiciels constitue une solution intelligente pour se libérer des traitements et tâches répétitives voire chronophages. Elle se développe dans le monde de l’entreprise en France. Les cabinets d’expertise comptable, particulièrement exposés à ces processus sans valeur ajoutée ne sont pas en reste. Voyons comment ça marche grâce aux services proposés par Factory 456.

Qu’est-ce que le RPA (Robotic Process Automation) ?

Ce système consiste à utiliser un robot logiciel afin de réaliser exactement les mêmes tâches que celles réalisées par des humains. L’automate se connecte à n’importe laquelle de vos applications informatiques. Une fois programmé, il sait déplacer un fichier, récupérer la pièce jointe d’un mail, envoyer des messages ou des notifications. Il peut générer un document au format PDF, lire une facture dématérialisée tout comme l’intégrer en comptabilité sans saisie des écritures manuelles. Le robot peut aussi transmettre un fichier à l’administration fiscale, l’archiver, l’imprimer, etc. La limite de l’automatisation comptable, c’est souvent votre imagination. 

Les tâches à automatiser pour la plaquette des comptes et la liasse fiscale

Avec l’automatisation de la plaquette comptable ainsi que de la liasse fiscale, vos collaborateurs gagnent en temps et en efficacité. Le robot ne se trompe pas, c’est une machine. Il travaille 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, qui plus est, bien plus vite que l’homme. Notez aussi que la fiabilité de l’automate signifie une normalisation et une sécurisation accrues de l’information comptable produite.

Le robot logiciel génère les documents comptables au format PDF, les imprime et les stocke sur le Cloud. Il les envoie même par mail au client comme au commissaire aux comptes. C’est aussi lui qui dépose la déclaration fiscale sur l’espace professionnel de chaque client. Ces gains de productivité décongestionnent la finalisation des bilans.

Envie d’en découvrir plus sur l’automatisation de la plaquette comptable ? 

Factory 456 accompagne les experts-comptables et leurs collaborateurs dans toutes les tâches automatisables de la comptabilité. De la gestion de la collecte des factures jusqu’à l’envoi des bilans aux clients, nous savons faire. Contactez-nous pour évaluer vos besoins et les gains potentiels ! 

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Collecte automatique de factures : comment ça marche pour les comptables ?

Toute entreprise ou tout cabinet comptable est confronté à la récupération des factures d’achat et de vente de ses clients. Les modes et formats de transmission des pièces comptables se multiplient et la tâche manuelle se complexifie pour les collaborateurs. Pourtant il existe des solutions pour la collecte automatique de factures grâce à l’utilisation de robots logiciels. Pourquoi est-ce un atout pour la gestion comptable ? Quelles sont les opérations réalisables par ces automates ? Comment mettre en œuvre ce processus ? Factory 456 vous explique tout dans cet article.

Sommaire

1 – Pourquoi utiliser un robot logiciel pour collecter les factures ?

Dans un cabinet d’expertise comptable, récupérer manuellement chaque facture d’un dossier client constitue parfois un grand moment de solitude pour les collaborateurs. Pourtant des solutions d’automatisation existent avec un ROI rapide.

1.1 – La collecte des factures : une tâche fastidieuse et chronophage sans réelle valeur ajoutée

Entre les pièces comptables qui manquent désespérément à l’appel et la gestion de multiples canaux de communication, la collecte des factures prend du temps. Elle présente en outre peu d’intérêt sur le plan intellectuel. L’entreprise cliente communique au cabinet d’expertise comptable les codes et mots de passe pour accéder à des plateformes fournisseurs. Pour d’autres pièces, elle envoie à son comptable des factures au format EDI, PDF, voire papier. La manipulation de tous ces documents constitue une perte de temps au quotidien.

1.2 – Concentrer les collaborateurs du cabinet sur les missions d’expertise et de conseil pour leurs clients

Les robots logiciels savent réaliser toutes ces opérations manuelles si on leur décrit le travail à effectuer. Avec la collecte automatique de factures, vos collaborateurs libèrent du temps précieux, notamment pendant la période fiscale. Ils gagnent en productivité et peuvent se consacrer à la gestion de tâches à plus forte valeur ajoutée. Notez aussi qu’un automate travaille 70 % plus vite que l’humain et peut fonctionner 24 heures sur 24, du lundi au dimanche.

2 – Collecte automatisée d’une facture : quelles sont les opérations réalisées ?

Vous vous demandez concrètement en quoi consiste le rôle des robots logiciels dans le cadre d’une collecte automatique de factures fournisseurs ou clients ? Ils sont capables de traiter tous les types de pièces comptables, quel que soit le format ou le canal d’informations utilisé.

2.1 Enregistrement des factures reçues par mail

Le robot logiciel récupère toutes les factures envoyées par mail par l’entreprise à son cabinet d’expertise comptable. Il peut aussi les transférer sur une même adresse mail de centralisation. Qu’il s’agisse d’une facture émanant d’un fournisseur ou d’un client, l’automate collecte les pièces de tous formats reçues par voie électronique :

  • factures EDI (échange de données informatisées) ;
  • factur-X, le format qui mixe le PDF et des données au format XML ;
  • factures PDF.

2.2 – Récupération automatique des factures sur les espaces dédiés chez les fournisseurs

De plus en plus de fournisseurs institutionnels ou grands groupes dématérialisent leurs flux de facturation. Ils n’envoient plus les pièces comptables à leurs clients. Ils ouvrent des accès sur des espaces dédiés et sécurisés afin que l’entreprise cliente les récupère elle-même. En tant que cabinet d’expertise-comptable, vous réalisez ces opérations répétitives pour vos clients. Le robot logiciel est programmé pour effectuer lui-même ce traitement de collecte automatique des factures périodiques. Plus de risque de mélanger les multiples mots de passe des différentes entreprises et fournisseurs ! Les identifiants sont centralisés et sécurisés et garantissent une conformité au RGPD.

2.3 – Automatisation du scan ou de la photographie de tickets ou justificatifs

Une autre utilisation des robots consiste à collecter et stocker automatiquement avant comptabilisation les factures au format PDF, le scan de tickets ou justificatifs de notes de frais par exemple. Le robot sait à cette étape lancer le scan et stocker la numérisation obtenue à l’endroit qu’on lui a indiqué. Il sait faire bien plus, mais c’est l’étape de la comptabilisation !

3 – Comment mettre en œuvre la collecte automatique de factures en cabinet ?

Chez Factory 456, notre métier est bien de paramétrer des robots logiciels pour effectuer toutes les tâches chronophages et sources d’erreur faites par vos collaborateurs. Voici comment nous procédons étape par étape.

3.1 – Notre métier, l’automatisation des tâches manuelles avec des robots logiciels

Les processus du type RPA (Robotic Process Automation) apportent de la sérénité et de la productivité aux collaborateurs d’un cabinet d’expertise comptable. Nous travaillons en partenariat avec les technologies les plus avancées du marché comme UiPath, leader mondial en solutions d’automatisation.

3.2 – Gagner en coût et en productivité pour le cabinet d’expertise

Pour chaque processus comme celui de la collecte automatique de factures, nous identifions d’abord toutes les tâches à réaliser. Nous adaptons et développons les automates pour l’exécution de ces opérations auparavant manuelles. Nous apportons l’infrastructure permettant au robot logiciel de fonctionner, quelle que soit l’application concernée et nous accompagnons vos collaborateurs à l’utilisation des automates. Enfin, nous vous garantissons un maintien en condition opérationnelle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Supprimer le travail manuel de récupération des factures constitue une réelle avancée pour vos organisations. Économie de temps, gain d’argent, plus grande motivation des collaborateurs, la collecte automatique des factures regorge d’avantages. Contactez-nous pour en discuter en détail ou inscrivez-vous à notre prochain webinaire !

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La robotisation permet d’automatiser les tâches comptables afin que les collaborateurs puissent se concentrer sur les problématiques complexes.

Les robots logiciels peuvent :

1. Relancer les clients pour obtenir des justificatifs

2. Suivre des échéances fiscales

3. Saisir automatiquement des journaux

4. Récupération automatique des factures fournisseurs

5. Dématérialisation des factures Papier, PDF, FacturX, …

6. Réconciliation Banque, Lettrage Tiers

7. Clôture et automatisation des livrables (mail, ged, coffre-fort, edi)

8. Classement de mails et courriers entrants dans la GED

9. Saisie des temps

10. Reporting du suivi de bilan

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